よくある問い合わせ『入室できない』について
レンタルスペースは1店舗だけでは、正直たいした利益にはなりません。複数運営して初めて、数十万円の利益が出て副業として成功したと言えるでしょう。しかし、複数運営する際の問題は、手間や問い合わせが増えることで、本業に影響が出る可能性があります。特に問題になるのが入室に関する問い合わせです。入室ができないという問い合わせが一番多いです。
ここでは実際にこれまでのケースをもとに、対策を考えてみましょう。
実際に、ほとんどの「入室できない」ケースは、単なる場所の間違いか入室方法が間違っているかです。
1.そもそも場所が間違っている
これがレンタルスペースで一番多い「入室できない」原因です。隣のマンションやビルに行ってしまい、鍵が開かない、ポストがないと言っているケースがあります。また、ポストで鍵を受け渡しする場合、ビルは合っているが部屋番号が間違っていることがあります。その結果、間違った部屋番号でダイヤルを回し、ポストが開かないということが起きます。
通常、予約と同時に各スペースの紹介サイトに記載されているGoogleマップなどの地図が送られる仕組みになっていますが、
さらに場所の間違いを防ぐために、別途PDFで分かりやすい地図を作成して送ることがおすすめです。
また、レンタルスペースの外観も写真で載せておくと、利用者は自分が正しい場所にいるか確認できます。
対応策は必ず分かりやすい表札をもうけること
ポストなどで表札を設ける場合、必ず表札にレンタルスペースの名前を入れておくことが大切です。
これにより、部屋番号を間違えることはなくなります。電話でサポートする際に、「ポストは●●スペースという記載がありますか？」と質問することで、利用者が正しい場所にいるかどうか判断できます。
過去には、ポストで鍵を取得したものの、鍵が合わないと言って隣の部屋を開けようとしていた人もいました。
そんな信じられないようなミスを防ぐためにも、レンタルスペースのドアにも大きく表札やプレートを付けておくといいでしょう。これで「場所が間違いで入室できない」という問題はかなり減るはずです。
2.入室方法が間違っている
入室方法に関しては、前回の記事で説明したように、可能であれば鍵をかけない方が良いとお伝えしました。
しかし、防犯の観点から心配であったり、エントランスのオートロックを解除するために、ポストに鍵を入れて利用者に受け渡しをおこなう必要がある場合もあります。
特にマンションのポストでよくあるダイヤル式の場合、「右に2を2回、左に4を1回」といった操作が必要な場合、何度やっても開かないと連絡があることがあります。その場合、ほとんどの場合は操作方法が間違っていることが多いです。
過去に「どうしても開かない」と連絡があり、動画を撮影して送ってもらったところ、右と左を逆に操作して開錠しようとしていることがわかりました。
2.入室方法が難し場合ベストな伝え方は動画を活用すること
このように入室方法が難しい場合、動画を利用すると非常に便利です。実は、各スペース紹介サイトはPDFや動画も送ることができるようになっています。動画があれば、非常に分かりやすく、小学生でも開けられるでしょう。
また、YouTubeなどの動画サイトを利用するのも一つの手です。YouTubeにアップロードした場合、他の人にも入室方法がわかると心配されるかもしれませんが、YouTubeには検索に表示されないように設定することができます。
そのURLを知らない限り、たどりつくことはありません。
私の経験では、表札と動画を利用した入室方法の説明を入れることで、入室に関する問い合わせが激減しました。
また、口コミでは「入室方法がわかりやすかった」と好評価をいただいていることがあります。
その他入室できないクレームになったケース
過去に私が対応したレンタルスペースに入室できない理由は、これまで紹介した場所の間違いや入室方法の間違いで約9割を占めると言ってよい。しかし、利用者の勘違いでなく不可抗力やこちらのミスで入室できなくなった例も1割ほどある。そのケースを紹介しておこう。
①鍵の故障
外にポストがあり、雨にさらされるので、ダイヤル式の南京錠がさびたりして固くなり、ダイヤルを回すことができなくなった。鍵関係は大切なので、さびなどの風化もあるので定期的にちゃんと開くか確認しておく必要がある。
②前の利用者が鍵を持ち帰ってしまう
鍵の紛失や利用者の持ち帰りは意外に多いと言ってよい。また、利用後はポストに鍵を戻すように伝えても、ポストに戻さない人も多い。そのため万が一に備える必要がある。万が一にそうなった場合、スペア鍵をポストの天井などに貼り付けて、何らかの理由で鍵が見つからない場合は、この鍵を利用してもらうのだ。
③ダブルブッキング
これが一番最悪。複数のレンタルスペースサイトを運営していると、運営者の操作ミスまたはレンタルスペースサイトの不具合でダブルブッキングを起こしてしまうことがある。不可抗力の部分もあるが、極力ダブルブッキングを防ぐために定期的にカレンダーをチェックする方が確実だろう。
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