実際に運営をしてみると、レンタルスペースの管理には様々な問い合わせがあることがわかります。ここでは、よくある問い合わせについて述べていきます。問い合わせがあるということは、記載内容が充分でない可能性が高いか、入室方法や使用方法がわからないなど様々な要因が考えられます。予約前の検討段階での問い合わせが多いのは良いことですが、問題は予約後の利用に関する問い合わせです。できるだけ利用者がわかるようにすることが大切です。
予約前のお客さんからの問い合わせ
予約前のお客様のお問い合わせは見込み客ということなりますので丁重に返信することをお薦めします。
また問い合わせがきたら、直ぐに返答することも非常に重要です。
インスタベースでは何時間以内に問合せなどの表示が一覧画面に表示されるのでできる限り早く返信しましょう。
ここではよくある問合せについて記載していきますので、レンタルスペースの運営のヒントとして活用してみてください。
テレビについて
テレビについて民放は視聴可能か、BSやCSは視聴可能か？テレビDVDやブルーレイがあるか？などが多いです・
テレビのメーカー名なども記載しておくと、利用者にとってわかりやすいです。
HDMIケーブルなどの利用可能性
特にビジネス用途で利用する場合、モニターとノートPCを接続してプロジェクターのように使用するケースが多いです。
ビジネス用途でモニターを用意する場合、ケーブルも用意する必要があります。
人数オーバーは大丈夫か
椅子などを増やしてもらうことは可能か
各レンタルスペースは定員数があり。椅子の個数など記載できるようになっています。
定員オーバーしても大丈夫かという問い合わせがよくあります
下見はできるのか
レンタルスペースでイベントなどを計画する場合、事前に下見を希望するお客さんがいます。
喫煙ができるかどうか
利用用途の質問
YouTubeの動画撮影やコスプレ写真撮影など、撮影スタジオとして利用するケースが増えています。
撮影が可能であれば、そのように記載しておくと良いでしょう。
また、販売会や音楽演奏が可能かどうかも時々問い合わせがあります。
日当たりはどうか
撮影目的で利用する場合、日当たりが気になることがあります。
予約後から当日までの問い合わせ
以下が予約後から利用開始までによくある問い合わせの一覧です。緊急の場合、電話がかかってくることもあります。
例えば、場所が分からないという場合です。利用者の問合せは対応がレンタルスペースの運営で最も手間がかかることですので、事前にFAQを作成することで、問い合わせを減らすことができます。
場所が分からない
Googleマップなどで場所は送られているので、基本的にそれをスマホで見れば、まずわからないことはないですが、なんらかの理由で場所が分からないこともあります。予め問い合わせがきたら、
説明できるようにレンタルスペースの場所を確認し目印などを把握し説明できるようにしましょう。
また、できれば、PDFなどで、駅からの歩く人の目線に立ち、
撮影して画像で駅からの道順を作成しておくことをお薦めします。
マップとこのような道順の資料があれば迷うことはないはずです。
エアコンのリモコンが見つからない
よくあるのがエアコンやテレビのリモコンが見つからないということです。
これはレンタルスペースが無人営業なので、前の利用者がどこかに置き忘れてしまうと探すのが大変です。
だからリモコンは専用の置き場やテーブルに置くように元の位置に戻すように、利用者に指示するしかありません。
延長したい
延長したいがどうすればいいか分からないという質問については、これは各サイトごとに延長方法が違うが、しっかりとシステム化しているので、わからない方は該当サイトのFAQページを見るように促すといいでしょう。
入室方法がわからない
通常、入室方法は予約と同時に自動返信メールで送られますが、レンタルスペースを初めて利用する人は、そもそも要領がわからないので、自動返信メールを読まない人が多いです。また、通常のレンタル会議室などのように有人対応があると思っているため、
メールを読めば解決するのに解決しないことがあります。
どんなに詳しく自動返信メールを書いても、一定の割合で入室方法が分からないという理由で緊急の電話が入ることを覚悟しておいた方がいいでしょう。しかし、自動返信メールに動画やPDFなどの画像を使い、分かりやすく説明することで、入室方法に関する質問は減ってくるでしょう。
とにかく準備が大切です。
利用日時、時間を変更したい
これも直前でよくある問い合わせです。予約日直前の場合は電話がかかってくることがあります。「1時間ずらしたい」「コロナで急遽ダメになった」などの理由で時間変更したいと言ってくることがあります。
これも、実はインスタベースやスペイシーは予約日変更機能が備わっているので、対応のマニュアルを確認し、予め準備しておくといいでしょう。
しかし、スペイシーには時間変更機能が付いていないので、時間変更する際は一度予約をキャンセルして、再度予約をとってもらう必要があります。また返金なども発生する非常に手間がかかるので、スペイシーに関しては時間変更を認めない方がいいかもしれません。
関連ページ
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